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Se trabalhas num escritório ou a partir de casa, provavelmente já tiveste aquela sensação de chegar ao fim do dia e pensar:

– Mas que raio fiz eu o dia todo? passou tão depressa!

E-mails, chamadas telefónicas, reuniões, interrupções várias, fazem parte do dia-a-dia e se não tivermos algum controlo sobre o tempo que dedicamos a essas atividades, o tempo passa e não fizemos mais nada a não ser isso mesmo.

Existem muito mais dicas que poderia acrescentar a esta lista para manter o foco, mas resumo na lista abaixo, as 5 que considero mais importantes e que, de uma forma muito direta impactaram a minha produtividade aumentando a capacidade de me manter focada.

1- Estabelecer prioridades

Faz a lista das tarefas que queres tratar nesse dia. Podes fazer essa lista logo ao início do dia do trabalho, ou, como eu prefiro, no final do dia anterior.

Não faças uma lista enorme. Entre 5 a 8 tarefas costuma ser um bom número. Não queres chegar ao fim de um dia e ficar com a sensação que fizeste pouco por teres definido uma lista imensa, impossível de cumprir, pois não?

Ordena as tarefas por prioridade e executa-as por essa ordem.

 

Lista de tarefas

Desta forma começas o dia a tratar do que é realmente mais importante. De manhã o teu cérebro está mais “fresco” e a tua capacidade de resolver problemas está mais apurada, logo é a melhor altura do dia para tratar dos assuntos mais importantes e urgentes. Se deixas coisas importantes para o final do dia, o mais certo é não as fazeres…cansaço…falta de tempo….falta de vontade….tudo te vai dizer para deixares para a amanhã o que podias ter feito hoje, pela manhã!

2- Calendariza blocos de tempo para cada tipo de tarefa

Existem imensas formas de ter uma calendário. Pode ser físico ou digital. Experimenta ambos e decide qual o suporte que se adapta melhor ao teu estilo de vida e forma de trabalhar.

Pessoalmente uso o Calendário da Google  pois, além de ser gratuito, dá para aceder em qualquer dispositivo, permitindo ter sempre “à mão” uma forma de consultar a minha disponibilidade para qualquer compromisso que possa surgir (pessoal ou não).

Divide o teu dia de trabalho em blocos de tarefas semelhantes.

 

Calendário da Google

Por exemplo, se tens de marcar reuniões, tenta que sejam todas marcadas para o mesmo dia, umas a seguir às outras.


 

Se estás a trabalhar vários projetos em simultâneo, tenta quem cada dia da semana, seja focado apenas a um desses projetos. Desta forma o teu cérebro não vai andar a “saltar” de projeto em projeto, e a fluidez de trabalho será melhor.

Define dia e hora para tarefas rotineiras, como por exemplo 30 minutos ao final do dia para responder a emails.

Não te podes é esquecer de olhar para o calendário todos os dias 😉

3- Trabalha offline

O teu foco será tanto maior quanto menores forem as distrações. Não há maior inimigo da produtividade do que o telemóvel, sempre a piscar e a receber notificações que nos impelem a ver o que se passa.

Solução mais fácil? por o telemóvel em modo avião enquanto estás a realizar uma tarefa na qual não queres mesmo ser interrompido. Em alternativa, a maioria dos sistemas nativos dos telemóveis permitem ativar um “Modo sem distrações”, onde se escolhem as aplicações e se define um horário para as mesmas ficarem em “pausa”.

 

Trabalha offline

A mesma lógica se aplica aos portáteis e computadores de secretária. Existem, por exemplo, extensões para o Chrome que permitem definir os sites a serem bloqueado e em que horário.

4- Avisa quem te rodeia que estás a trabalhar 

Se és a única pessoa em casa ou no escritório esta dica não é para ti 😛

Esta dica é especialmente importante para quem trabalha em casa, especialmente se, em casa, mais ninguém o faz.

 

Distrações no trabalho

Sensibiliza quem mora contigo que tens um horário de trabalho e que, nesse horário devem respeitar o teu espaço evitando ao máximo falar contigo.

Um truque que ajuda muito é trabalhar com auscultadores (a ouvir música ou mesmo sem som) pois a tentação de alguém falar contigo vai ser menor e também ajuda a não te distraíres com barulhos de fundo.

5- Deixa a secretária organizada no final do dia

Começar o dia com uma secretária cheia de papelada, canetas por todo o lado e garrafas de água vazia é começar o dia com o pé errado. Olhar para uma secretária assim cria uma barreira à vontade de começar a trabalhar. Evita esse tipo de sensação implementando uma rotina rápida no final do dia de dar uma arrumação à tua secretária. Vais ver que faz toda a diferença no dia seguinte 😉

 

Secretária organizada

O dia tem as mesmas 24h para toda a gente mas parece que algumas pessoas conseguem fazer mais que outras. Acredito que, aplicar nem que seja apenas uma destas dicas vai ter um grande impacto no teu foco e consequentemente na tua produtividade.

Já aplicaste alguma destas dicas para manter o foco? 

Tens alguma dica diferente que teve um grande impacto no teu foco enquanto trabalhas? Partilha nos comentários que eu quero saber 🙂

Por muito focados e produtivos que sejamos, não somos super heróis por isso é importante também saber delegar.

Se precisas de ajuda na criação de conteúdos e calendarização para as tuas redes sociais entra em contacto. De certeza que ao delegar vais conseguir focar noutros pontos do teu negócio que realmente não podem ser feitos por mais ninguém além de ti 😉